Come organizzo la mia mail
Nonstante le app di messaggistica e i social siano lo strumento principale per comunicare con gli altri, la posta elettronica (non ce la faccio, d’ora in poi la chiameremo mail) è ancora uno strumento molto utilizzato. Riceviamo mail in continuazione: comunicazioni ufficiali, ricevute di acquisto, newsletters, messaggi di lavoro, messaggi personali: la casella di posta si riempie di un sacco di messaggi diversi.
Ed è facile perdersi informazioni importanti.
Per questo è fondamentale fare ordine nelle centinaia di mail arretrate (esatto, parlo di quel numerino rosso che appare sull’icona della mail) e organizzare la propria casella di posta in modo da poter trovare ciò che ci serve in poco tempo.
In questo articolo mostrerò come ho deciso di organizzare la mia inbox e come faccio a gestire le mail che ricevo per avere una cosiddetta inbox zero.
Step 0: Prima di iniziare
In questo articolo parlerò nello specifico di una mail google e il suo client di posta elettronica Gmail. Tuttavia, le idee che esporrò possono essere applicate a qualsiasi client di posta elettronica e a qualsiasi provider.
💡 Se sei solito leggere le mail da uno smartphone nessun problema: puoi applicare questi metodi anche nell’app (più o meno). Tuttavia il mio consiglio per recuperare tutte le mail arretrate è di usare un computer.
Step 1: Cominciamo con alcune impostazioni
Per prima cosa andremo a toccare qualcosa che pochi di voi hanno mai aperto: le impostazioni di Gmail. Tranquilli nulla di complicato. Andiamo su Gmail e clicchiamo sull’icona a forma di ingranaggio in alto a destra. Clicchiamo su Impostazioni. Quindi clicca su Visualizza tutte le impostazioni.
Nella sezione Generali possiamo:
👉 attivare le scorciatoie da tastiera che velocizzano il lavoro di smistamento della posta con combinazioni di tasti.
👉 modificare il periodo di annullamento dell’invio: se vi è mai capitato subito dopo aver inviato una mail di accorgervi di aver sbagliato destinatario o di aver dimenticato di allegare un file, questa opzione fa al caso vostro. Se attivata, vi permette di annullare l’invio di una mail entro un periodo di tempo che potete scegliere voi.
👉 dare un occhio alle funzionalità intelligenti di gmail: in breve analizzano il contenuto della mail fornendo azioni rapide in caso di eventi sul calendario, biglietti aerei, ecc.
Scendiamo fino in fondo e clicchiamo su salva modifiche.
Sempre in tutte le impostazioni andiamo nella spaventosa sezione Avanzate e abilitiamo l’avanzamento automatico. Questo ci permette di passare automaticamente alla mail successiva quando archiviamo o eliminiamo una mail, sempre per velocizzare il lavoro. Salviamo.
Ora nella sezione Generali si è aggiunta la voce Avanzamento automatico. Quando smisto la posta tendo a partire dalla mail più vecchia e andare verso le più recenti. Perciò ho impostato l’avanzamento automatico su Vai alla conversazione precedente. Tuttavia nel caso voleste partire dalle mail più recenti potete impostarlo su Vai alla conversazione successiva. Il funzionamento è lo stesso: una volta archiviata o eliminata una mail, si passa automaticamente alla mail successiva.
Ora arriva la parte fondamentale.
Iniziamo a cambiare come visualizziamo la lista delle mail. Torniamo a tutte le impostazioni. Trovo abbastanza inutile la divisione automatica che fa Gmail con Promozioni, Social e altre categorie. Perciò andiamo nella sezione Posta in Arrivo e deselezioniamo tutte le categorie.
Quello che abbiamo fatto è avere un unico punto di arrivo delle mail che riceviamo. Non preoccupatevi se vi sembra confuso, più avanti sceglieremo noi come dividere le mail.
Salviamo di nuovo le modifiche.
Step 2: Impariamo qualche termine
Prima di iniziare a organizzare la nostra casella di posta è importante capire alcuni termini che useremo spesso.
📥 Inbox: è la casella di posta principale dove arrivano tutte le mail che riceviamo.
📂 Archivio: è un contenitore dove vengono spostate le mail che non sono più importanti ma che potrebbero servire in futuro. In pratica nasconde le mail dall’inbox. Le mail in archivio non vengono cancellate.
🗑️ Cestino: è un contenitore dove vengono spostate le mail che non ci servono più. Le mail nel cestino vengono cancellate dopo 30 giorni.
📁 Etichetta o label: è un contenitore dove vengono spostate le mail che hanno una caratteristica in comune. Immagina le etichette come delle cartelle per organizzare le mail. Le mail con etichetta non vengono cancellate. Queste saranno la base dell’organizzazione della nostra casella di posta.
Step 3: Le etichette
Come anticipato prima le etichette sono dei contenitori che possiamo creare per suddividere e organizzare le nostre mail.
Per creare un’etichetta è sufficiente andare nella barra laterale di Gmail e cliccare sul ➕ accanto alla voce Etichette. Inseriamo il nome dell’etichetta e clicchiamo su crea.
Prima di iniziare a creare etichette a caso, è importante capire come vogliamo organizzare la nostra casella di posta. Per questo è importante capire cosa ci arriva nella nostra casella di posta.
Nel mio caso ho 4 categorie principali:
🟦 Personal: mail da persone che conosco o servizi per uso personale
🟨 Work: mail di lavoro
🟥 Newsletters: mail di newsletter a cui sono iscritto
🟩 Dev: un’etichetta speciale che riunisce le mail dei servizi che uso per sviluppare
Recentemente ho aggiunto una sotto-etichetta 🟪 Home per organizzare meglio le mail personali specifiche per l’appartamento in cui abito. Questa etichetta è sotto la categoria Personal. Per fare ciò basta creare un’etichetta e selezionare la voce Crea sottoetichetta di e scegliere l’etichetta padre, in questo caso Personal.
Il numero di etichette che creerete dipende da voi e da quali mail ricevete. Ricordate che le etichette sono un modo per organizzare le mail in gruppi, quindi non è necessario creare un’etichetta per ogni mail che ricevete.
✅ Ad esempio creare un’etichetta solo per le mail di Amazon non è efficace, ma potrebbe esserlo una etichetta Shopping che racchiude diversi servizi di e-commerce.
Per cercare una mail specifica potete sempre usare la barra di ricerca.
Un altro consiglio che posso dare è quello di assegnare un colore diverso a ogni etichetta. Basta andarci sopra con il mouse, cliccare i tre puntini e selezionare Colore etichetta. In questo modo è più facile riconoscere le etichette e capire a quale categoria appartengono. I colori che ho scelto sono quelli ch vedete nella lista delle etichette.
💡I colori possono aiutare molto anche nell’organizzazione di altri servizi come Google Calendar. Ma questo è un altro articolo.
Step 4: Organizziamo la nostra casella di posta
Ora che abbiamo le etichette possiamo iniziare a organizzare la nostra casella di posta. Prendiamo una mail a caso e vediamo come possiamo smistarla.
Sopra la mail possiamo notare un’icona a forma di etichetta: cliccandoci sopra possiamo assegnare un’etichetta alla mail. In questo modo la mail viene assegnata alla etichetta scelta.
Facendo così però rimane nella casella di posta principale rendendo caotica quest’ultima. Per questo è importante archiviare la mail. Per fare ciò basta cliccare sull’icona a forma di cartella con la freccia verso il basso. In questo modo la mail viene spostata nell’archivio e non è più visibile nella casella di posta principale.
💡 Se vogliamo assegnare più etichette alla mail basta cliccare sull’icona e selezionare le etichette desiderate.
Se vi sembrano troppi click potete o usare il pulsante Sposta in che permette di etichettare e archiviare la mail in un solo click, o ancora meglio potete usare le scorciatoie da tastiera (se le avete attivate prima).
Sono tre cose da ricordare:
- Premendo l si apre, indovinate un po’, la lista delle etichette (label) e possiamo selezionare quella desiderata, iniziando a scrivere il nome dell’etichetta e premendo
Invioper applicarla - Premendo e la mail viene archiviata e si passa alla mail successiva
- Con la combinazione AltGr + à, quindi in pratica digitando #, la mail viene invece spostata nel cestino.
Vedrete che con un po’ di pratica riuscirete a smistare le mail in pochi secondi.
💡 In generale le mail come quelle di accesso dell’account google tendo a eliminarle al posto di archiviarle, così da avere tutto un po’ più in ordine. Sconsiglio però di trattarle come spam o filtrarle (come vedremo dopo) per una questione di sicurezza.
Step 5: Abbiamo del lavoro arretrato
Ora che abbiamo imparato a smistare le mail possiamo iniziare a organizzare quelle che abbiamo in arretrato.
Una prima idea è quella di sfruttare la barra di ricerca: servizio per servizio andremo ad etichettare le mail.
Ci mettiamo nella barra di ricerca, e premete il tasto delle opzioni di ricerca (simile a un pannello di controllo): qui potete “selezionare” le mail con un certo soggetto, mittente, parola chiave.
Questa tecnica può funzionare ma spesso vengono selezionate anche mail che non ci interessano. Quindi prendete una mail di riferimento del servizio che volete filtrare, apritela e cliccate sul pulsante con i tre puntini. Selezionate la voce Filtra i messaggi di questo tipo e vi compilerà in automatico la barra di ricerca con i parametri giusti.
Una volta che state visualizzando le mail che vi interessano, potete selezionarle tutte (attenzione a selezionare anche quelle in altre pagine con il tasto apposito in cima alla lista di mail) e assegnare l’etichetta desiderata, sempre da pulsante o da scorciatoie da tastiera.
Questo lavoro richiederà un po’ di tempo ma vi permetterà di avere una casella di posta più pulita e organizzata.
C’è un altro modo per organizzare le mail che abbiamo in arretrato e che ci aiuterà anche in futuro: i filtri.
Step 6: Automatizziamo il lavoro
Ora che abbiamo organizzato la nostra casella di posta possiamo iniziare a pensare a come automatizzare il lavoro di smistamento delle mail. Per fare ciò possiamo usare i filtri.
I filtri sono delle azioni automatiche che vengono eseguite quando riceviamo una mail che rispetta determinati criteri. Ad esempio potremmo creare un filtro che assegna l’etichetta Work a tutte le mail che arrivano da un determinato indirizzo email.
Per creare un filtro ci mettiamo nella barra di ricerca, apriamo sempre il menù avanzato e selezioniamo i criteri che ci interessano. Una volta che abbiamo selezionato i criteri clicchiamo su Crea filtro.
Qui possiamo eseguire diverse azioni: assegnare un’etichetta, archiviare, eliminare, ecc. Inoltre possiamo anche applicare il filtro alle mail già presenti nella casella di posta.
Chiaramente non è necessario creare un filtro per ogni mail che riceviamo. I filtri sono utili per le mail che riceviamo spesso e che non vogliamo smistare manualmente.
Io personalmente ho solo un filtro per le newsletter: assegno l’etichetta Newsletters a tutte le mail che arrivano da certi indirizzi email che ho specifiato. In questo modo le mail delle newsletter vengono automaticamente etichettate e archiviate senza che io debba far nulla, e se voglio leggerle basta che vada nella etichetta Newsletters.
💡 I filtri possono anche ridurre le notifiche che ci arrivano sul telefono: se non siamo troppo interessati a una newsletter ad esempio potremmo etichettarla e archiviarla in automatico senza che ci arrivi una notifica.
🛑 Non filtrare e ignorare mail come quelle di accesso di account online
Step 7: From Chaos to Zero
Ora che è tutto ordinato dobbiamo cercare di mantenere la nostra casella di posta in ordine, per raggiungere la tanto ambita inbox zero.
Personalmente tendo a smistare la posta ogni giorno, in modo da non accumulare mail arretrate. Inoltre cerco di non lasciare mail non lette nella casella di posta principale, in modo da avere sempre una visione chiara di cosa mi è arrivato.
💡 Se non avete tempo o voglia di smistare la posta ogni giorno, potete farlo una volta a settimana.
E ora?
Abbiamo finito 🎉.
Nell’immagine iniziale dell’articolo potete notare come abbiamo una visualizzazione leggermente diversa dal normale: questo perché ho scelto di avere sempre in mostra le newsletter e una particolare etichetta per mail che devo leggere più tardi.
Quest’ultima l’ho quasi sostituita utilizzando la funzione 🕑 posticipa di Gmail: in questo modo la mail viene archiviata e riappare in cima alla casella di posta in un momento che decido io.
Inoltre a volte creo delle etichette temporanee, ad esempio quando devo fare un ✈️ viaggio, per raggruppare in un unico posto tutte le mail che riguardano quel viaggio. Una volta finito il viaggio elimino l’etichetta.
Grazie di aver letto questo articolo e spero che vi sia stato utile. Se avete domande o suggerimenti scrivetemi su X o usate il form di commenti qui sotto.
